Erfolgsfaktoren für nachhaltiges und effizientes mobiles Arbeiten

Erfolgsfaktoren für nachhaltiges und effizientes mobiles Arbeiten

“Es ist extrem unwahrscheinlich, dass das iPhone irgendeinen bedeutenden Marktanteil erreichen wird”. Diese Worte hat der Ex-CEO von Microsoft, Steve Ballmer, im Jahre 2007 gesprochen.

Genauso haben die meisten vor einigen Jahren noch gesagt: Remote funktioniert nicht, und falls überhaupt, dann in einem hippen Berliner Start-up. Doch sicherlich nicht in im deutschen Mittelstand. Das letzte Jahr hat gezeigt, dass dies eine Fehlprognose gewesen ist. Und der Trend geht weiterhin in die Richtung mobiles Arbeiten. 

Wenn du bald nicht wie Steve Ballmer dastehen möchtest, musst du dich intensiv mit mobilem Arbeiten beschäftigen. In diesem Artikel erfährst du, wie du auf effiziente Art und Weise Remotework in deinem Unternehmen einführst. 

Drei Gründe für die Dringlichkeit von mobilem Arbeiten

Wenn du den Trend nicht verpassen möchtest, darfst du also keine Zeit verlieren. Dies sind die drei Hauptgründe, warum du sich schnellstmöglich mit dieser neuen Arbeitsweise befassen solltest.

1. Paradigmenwechsel: Noch vor einigen Jahren konnte man als Arbeitgeber neue Mitarbeiter anziehen mithilfe von einem Firmenwagen oder einem schönen Büro. Mittlerweile wünschen sich Arbeitnehmer vor allem aber Freiheit. Wenn du diese nicht bietest, wirst du Schwierigkeiten haben, kompetente Mitarbeiter einzustellen bzw. zu behalten. Mobiles Arbeiten ist einer der Hauptfaktoren, der dich als Arbeitgeber attraktiv macht.
   

2. Raumknappheit: Büroraum ist teuer, vor allem in den großen Städten. Warum solltest du viel Geld für ein schickes Büro im Stadtzentrum von Berlin oder München ausgeben, wenn du mit dem gleichen Geld viel mehr Mitarbeiter einstellen kannst? Voraussetzung ist natürlich, dass die Mitarbeiter gar kein Büro brauchen, sondern von zu Hause aus - oder von wo auch immer - arbeiten können. 
   

3. Zukunftsfähigkeit: Der Wettbewerb im Markt wird die Zukunft bestimmen - ob du möchtest oder nicht. Wenn du gegen den Trend anhältst und dich weigerst, dein Unternehmen anzupassen und remote-fähig zu machen, wirst du dabei zusehen müssen, wie dein Unternehmen an Attraktivität und schließlich an Relevanz verliert.

Drei Denkfehler 

Mobiles Arbeiten ist trotz der COVID-19-Pandemie und den daraus entstandenen Neuerungen im Arbeitswesen für relativ viele Unternehmer noch Neuland. Es ist also nicht verwunderlich, dass Denkfehler bestehen, die für Hemmungen sorgen. Die drei größten Denkfehler in Bezug auf mobiles Arbeiten sind folgende. 

1. Homeoffice während der COVID-19-Pandemie ist mobiles Arbeiten: 

Wer kennt diese Bilder nicht: Mitarbeiter, die gleichzeitig am Zoom-Meeting teilnehmen und ihre Kinder im Homeschooling betreuen; Meeting, die aufgrund schlechter Internetverbindung undurchführbar sind; Homeoffice-Arbeitsplätze, die wie ein Kindergarten ausschauen. 

Das Homeoffice während der COVID-19-Pandemie ist in keinster Weise mit dem Ideal von mobilem Arbeiten zu verwechseln. Denn all diese Bilder sind nur entstanden, da es sich um eine Krisenzeit handelte, in der adäquate Vorbereitungen unmöglich waren.

2. Mobiles Arbeiten und Homeoffice sind dasselbe: 

Apropos Homeoffice: Es besteht ein großer Unterschied zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten. Denn Homeoffice bezeichnet das Arbeiten an spezifischen Ort: dem eigenen zu Hause. Mobiles Arbeiten beschreibt jedoch nicht bloß einen Ort, sondern eine ganz eigene Arbeitsweise. 

Das ganze Unternehmen und sämtliche Abläufe müssen so strukturiert sein, dass mobiles Arbeiten möglich ist. Ein wichtiger Aspekt ist dabei beispielsweise die unternehmensinterne Kommunikation.

Außerdem spielt es beim mobilen Arbeiten keine Rolle, wo sich die Mitarbeiter aufhalten - ob im eigenen Wohnzimmer oder an einem thailändischen Strand.

3. Weiterhin mobiles Arbeiten wie in der Krisenphase:

Was im letzten Jahr funktioniert hat, das wird auch weiterhin funktionieren, so denken leider allzu viele Unternehmer. Doch die Wahrheit sieht anders aus. Im Jahr 2020 haben die meisten Unternehmen erstmals remote gearbeitet. Dabei haben sich aber gravierende Fehler eingeschlichen, die auf die Kurzfristigkeit und daraus entstandene Unplanbarkeit zurückzuführen sind. 

So gibt es in vielen Unternehmen Mitarbeiter, die zwar genau sehen, wo es Schwierigkeiten in der mobilen Arbeitsweise gibt - doch sie nicht an die Führungskräfte mitteilen aus Angst davor, dass diese das “Experiment Homeoffice” beenden würden. Eine solche Einstellung ist nicht langfristig haltbar. 

So bereitest du dein Unternehmen auf mobiles bzw. hybrides Arbeiten vor

Ein hybrides Arbeitsmodell vereint die Vorteile von herkömmlicher und mobiler Arbeit: Deine Mitarbeiter haben mehr Freiheiten, sehen sich aber trotzdem regelmäßig im Büro.

Das Implementieren einer Remote-Kultur in deinem Unternehmen ist ein Prozess, bei dem äußerste Vorsicht geboten ist. Es gilt, strategisch klug und überlegt vorzugehen. Wenn du diesen Prozess in drei Schritte runterbrichst, sieht er folgendermaßen aus: 

1. Leitplanken festlegen: Während dieser Strategiephase entscheidest du, wie viele Remote- und wie viele Präsenztage es geben wird. Grundsätzlich ist das Minimum von Remotetagen pro Woche zwei.

2.  Leitplanken an Mitarbeiter verkünden: Hierbei gilt es, Implizites explizit zu machen. Jeder Mitarbeiter muss genau wissen, wie er sich in einer bestimmten Situation zu verhalten hat. Checklisten und Videokurse helfen.

3. Regelmäßige Reviews: Die Führungskräfte analysieren zusammen mit den Mitarbeitern, was funktioniert und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. So können die Prozesse kontinuierlich angepasst und verbessert werden.

Zwei Remote-Geheimnisse 

1. Asynchronität: Eine ständige Erreichbarkeit ist einer der wichtigsten Faktoren für Burnout und Frustration. Und es mag zwar kontraintuitiv klingen, doch außerdem führt sie zu Effizienzverlust. Das Zauberwort lautet also: Asynchronität. Zeitversetzte Kommunikation eliminiert nämlich Zeitverlust durch Warten auf Antworten und sorgt dafür, dass Informationen zu jedem Zeitpunkt abrufbar sind.
2. Automation: Dieser Begriff ist in den letzten Jahren zu einem wahren Buzzwort geworden. Doch zurecht, denn das Automatisieren von möglichst vielen Arbeitsschritten spart Zeit und Geld und ist mittlerweile Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Unternehmen - ob remote oder nicht. 
   

Wie sehen diese beiden Punkte konkret in der alltäglichen Geschäftspraktik aus? Wenn du z. B. tägliche Meetings betriebst, bei denen all deine Mitarbeiter live dabei sind, so kostet dies viel Zeit und somit Geld.
Führe stattdessen automatisierte und asynchrone Meetings in Form von Standups ein. Dabei kommt ein Chatbot (auf Slack z. B. Geekbot) zum Einsatz, der deinen Mitarbeitern automatisch folgende Fragen stellt:

1. Was hast du gestern erreicht?
2. Was möchtest du heute erreichen?
3. Hast du dabei Schwierigkeiten?
   

Deine Mitarbeiter beantworten diese Fragen, sobald sie Zeit dafür finden. Somit weißt du bzw. deine Teamleiter stets, wer mit welchen Aufgaben beschäftigt ist und wo es Schwierigkeiten gibt - und zwar ohne Zeitverlust aufgrund von langatmigen und ineffizienten Videokonferenzen oder Meetings im Büro.

Fazit

Nun weißt du, warum mobiles Arbeiten die Zukunft ist - und wie du vorgehen musst, um diese Zukunft nicht zu verschlafen. Beseitige Denkfehler, treffe eine Entscheidung und setzte diese möglichst effizient und für alle Parteien vorteilhaft um. Behalte dabei stets die beiden Aspekte Asynchronität und Automation im Kopf. Somit wirst du dich, deine Mitarbeiter und dein Unternehmen erfolgreich auf das mobile Arbeiten vorbereiten.